전사와 데이터 보호: 업로드 전에 정리해야 할 것

목소리가 담긴 오디오 파일은 가볍게 볼 수 없는 경우가 대부분입니다. 누가 말하는지 알게 되는 순간 개인정보를 처리하는 것이고, 종종 그 이상입니다. 연구 인터뷰에는 살아온 이야기가 담기고, 팀 회의에는 인사 사안이 담기고, 진료 상담에는 건강 정보가 담깁니다. 전사를 해도 이 사실은 달라지지 않습니다. 전사는 내용을 검색 가능하게 만들 뿐입니다. 이 글은 업로드 전에 무엇을 정리해야 하는지 다룹니다. 법률 자문이 아니며, 확신이 서지 않으면 데이터 보호 책임자나 변호사가 판단해야 합니다.

먼저 확인할 것: 애초에 녹음이 허용되었나요?

녹음 자체가 불법이었다면 전사 서비스를 고르는 단계는 이미 늦습니다. 독일에서는 형법 제201조가 허가 없이 비공개 대화의 말을 녹음하는 행위를 범죄로 규정합니다. 몰래 녹음한 통화와 회의는 물론, 조용히 켜 둔 녹음기도 여기에 해당합니다. 많은 법역에도 비슷한 규정이 있고, 일부는 모든 참가자의 동의를 요구합니다. 많은 청중 앞에서 하는 강연은 일대일 대화와 다릅니다. 시작할 때 “녹음해도 될까요?”라고 묻는 것이 가장 저렴하면서도 확실한 안전장치입니다.

• 녹음을 시작하기 전에 알리고, 동의 내용도 녹음으로 남기기
• 여럿이 있을 때는 주최자만이 아니라 모든 참석자에게 물어보기
• 강의는 기관 규정을 확인하세요. 많은 곳이 개인 용도 녹음만 허용합니다.
• 통화라면 상대방도 같은 자리에 있는 사람과 같은 권리를 가집니다
• 허락이 없었다면 사후에 바로잡을 수 없습니다

어떤 법적 근거로 처리하나요?

GDPR 제6조는 개인정보를 처리할 때마다 법적 근거를 요구합니다. 일상적인 전사에서 중요한 근거는 세 가지입니다. 동의, 계약 이행, 정당한 이익입니다. 어느 근거가 맞는지는 상황에 따라 다릅니다. 연구 인터뷰의 근거는 내부 회의록의 근거와 다릅니다.

특수 범주: 편의를 멈춰야 하는 지점

GDPR 제9조는 건강, 인종 또는 민족, 정치적 견해, 종교적 신념, 노동조합 가입, 성생활, 생체 정보 같은 특정 범주에 특별한 보호를 부여합니다. 이런 내용은 업로드할 때 사람들이 예상하는 것보다 자주 전사본에 나타납니다. 인터뷰 중 부차적인 한 대목에, 팀 회의에서 언급된 병가 증명서에 들어 있을 수 있습니다. 이런 범주의 처리는 원칙적으로 금지되며, 예외는 좁게 한정됩니다. 이런 정보를 다룬다면 확실한 예외 근거, 위험 평가, 그리고 대개 계약으로 안전장치를 보장하는 제공자가 필요합니다. 눈앞에 있는 첫 번째 무료 도구는 여기에 맞지 않습니다.

업무에서 전사할 때: 처리자 계약

대학, 편집국, 법률 사무소, 기업 등 조직을 대신해 전사하는 순간부터 전사 서비스는 여러분의 지시에 따라 데이터를 처리합니다. GDPR 제28조는 목적, 기간, 지시 사항, 하위 처리자, 보안 조치, 삭제를 다루는 데이터 처리 계약을 요구합니다. 이 계약이 없으면 제공자가 기술적으로 아무리 꼼꼼하게 작업해도 처리는 형식상 허용되지 않습니다. 개인 메모에는 해당하지 않지만, 업무와 관련된 모든 경우에는 적용됩니다.

제대로 운영되는 전사 서비스를 알아보는 방법

제공자 간의 차이는 정확도보다, 오디오가 그 후에 어떻게 되는지에서 더 큽니다. 신뢰할 만한 서비스라면 물어보지 않아도 다음 여섯 가지 질문에 공개적으로 답합니다:

• 오디오와 전사본은 얼마나 보관되나요? 그리고 실제로 “삭제”는 무엇을 뜻하나요?
• 하위 처리자는 누구이며, 서버는 어느 나라에 있나요?
• 제 녹음이 모델 학습에 쓰이나요? (답은 분명한 “아니요”여야 합니다.)
• 데이터 처리 계약이 있나요? 영업 상담 없이도 받을 수 있나요?
• 그 밖에 어떤 데이터가 쌓이나요? 계정 정보, IP 주소, 분석용 쿠키 등.
• 데이터 유출이 생기면 어떻게 대응하며, 얼마나 빨리 알려 주나요?

Sprechverlauf에서 인식은 미국에 있는 OpenRouter를 거쳐 처리됩니다. 무료 전사는 DeepInfra 또는 Groq의 Whisper Large v3 Turbo를, 유료 전사는 Azure의 Microsoft MAI-Transcribe-2를 사용합니다. 모든 요청은 데이터 무보관(Zero Data Retention) 조건으로 전송되므로, 제공자는 오디오와 텍스트를 저장하지도, 이것으로 학습하지도 않습니다. 당사 서버에서는 파일이 처리가 끝날 때까지만 남아 있으며(최대 두 시간), 전사본은 최대 두 시간 동안 메모리에만 보관됩니다. 오디오는 영구 저장되지 않습니다. 전사 텍스트와 파일 이름은 로그인한 경우에만 보관되며, 그때도 계정 안에서 암호화된 상태로만 보관됩니다. 서비스를 체험하는 데 계정이 필요 없으므로 이름이나 주소 같은 정보도 필요하지 않습니다. 많은 용도에는 이 정도면 충분합니다. 다만 건강 정보나 법적으로 보호되는 의뢰인 정보에는 명시적으로 충분하지 않습니다.

데이터 최소화가 가장 효과적인 조치입니다

가장 안전한 처리는 일어나지 않는 처리입니다. 두 시간짜리 녹음을 올리기 전에, 파일 전체가 정말 필요한지, 아니면 중요한 20분만 필요한지 따져 볼 가치가 있습니다. 전사본을 공유할 때는 이름을 이니셜로 바꿀 수 있습니다. 그리고 오디오 파일은 팀 전체가 열어볼 수 있는 클라우드 폴더에 영구적으로 두어야 할 이유가 거의 없습니다.

• 녹음 전체 대신 필요한 구간만 전사하기
• 전사본을 공유하거나 인용하기 전에 가명처리하기
• 작업이 끝나면 휴지통까지 포함해 오디오를 실제로 삭제하기
• 보관 기간은 나중에 찾지 말고 미리 정하기
• 텍스트가 꼭 필요한 사람에게만 접근 권한 주기

녹음된 사람의 권리

녹음된 사람은 전사본에 대한 권리를 그대로 가집니다. 열람, 정정, 삭제, 처리 제한, 이의 제기가 여기에 해당합니다. 실무에서는 특정 녹음이 어디에 있는지, 그리고 6개월 뒤 누군가 문의했을 때 그것을 어떻게 찾을지 알고 있어야 한다는 뜻입니다. 녹음 날짜, 목적, 참여자, 저장 위치를 적은 단순한 목록이 나중에 파일 시스템을 뒤지는 것보다 훨씬 낫습니다. 연구 프로젝트에서도 원래 좋은 실무의 일부입니다.