Transcripción y protección de datos: qué aclarar antes de subir el archivo

Un archivo de audio con voces rara vez es inocuo. En cuanto se reconoce quién habla, usted trata datos personales, y a menudo bastante más: una entrevista de investigación contiene historias de vida, una reunión de equipo asuntos de personal, una consulta médica datos de salud. La transcripción no cambia nada de eso; solo hace el contenido buscable. Este artículo ordena lo que conviene aclarar antes de subir el archivo. No sustituye al asesoramiento jurídico; en caso de duda decide su delegado de protección de datos o un abogado.

Primero: ¿la grabación estaba permitida?

Elegir servicio llega tarde si la grabación en sí era ilícita. En muchos ordenamientos, grabar una conversación no pública sin autorización es ilegal; en Alemania está penado en el § 201 del Código Penal. Eso incluye llamadas y reuniones grabadas en secreto tanto como una grabadora dejada en marcha sin avisar. Una ponencia ante un público amplio es otra cosa que una conversación a solas, y preguntar «¿puedo grabar esto?» al principio es la salvaguarda más barata que existe.

• Avisar antes de empezar a grabar y dejar el consentimiento dentro de la propia grabación
• En grupos, preguntar a todas las personas presentes, no solo a quien organiza
• En clases, revisar las normas del centro; muchas permiten grabar solo para uso propio
• En una llamada, la otra parte tiene los mismos derechos que alguien en la sala
• Un permiso que falta no se puede subsanar después

¿Qué base jurídica sostiene el tratamiento?

El art. 6 del RGPD exige una base jurídica para cada tratamiento de datos personales. En el día a día de la transcripción importan tres: el consentimiento, la ejecución de un contrato y el interés legítimo. Cuál se aplica depende del contexto: una entrevista de investigación se apoya en algo distinto que el acta de una reunión interna.

Categorías especiales: aquí se acaba la comodidad

El art. 9 del RGPD protege de forma reforzada ciertas categorías: salud, origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, afiliación sindical, vida sexual y datos biométricos. Estos contenidos aparecen en las transcripciones más a menudo de lo que se piensa al subir el archivo: en una frase secundaria de una entrevista, en una baja médica mencionada en una reunión. Su tratamiento está prohibido en principio, con excepciones estrictas. Si trabaja con ellos, necesita una excepción sólida, una evaluación de riesgos y, por regla general, un proveedor con garantías contractuales, no la primera herramienta gratuita que encuentre.

Si transcribe por trabajo: encargo de tratamiento

En cuanto transcribe en nombre de una organización —universidad, redacción, despacho, empresa—, el servicio de transcripción trata datos por cuenta de usted. El art. 28 del RGPD exige un contrato de encargo de tratamiento que regule finalidad, duración, instrucciones, subencargados, medidas de seguridad y supresión. Sin ese contrato el tratamiento no es formalmente admisible, por muy cuidadoso que sea el proveedor en lo técnico. Para apuntes privados no aplica; para todo lo profesional, sí.

Cómo reconocer un servicio limpio

La diferencia entre proveedores está menos en la precisión que en lo que ocurre con su audio después. Un servicio serio responde a estas seis preguntas en público y sin que haya que pedirlo:

• ¿Cuánto tiempo se conservan audio y transcripción, y qué significa «borrado» en concreto?
• ¿Quiénes son los subencargados y en qué países están sus servidores?
• ¿Se usan mis grabaciones para entrenar modelos? (La respuesta debería ser un no rotundo.)
• ¿Existe contrato de encargo de tratamiento y se consigue sin pasar por comercial?
• ¿Qué datos se recogen de paso: cuenta, dirección IP, cookies de analítica?
• ¿Qué ocurre ante una brecha de seguridad y con qué rapidez se me informa?

En Sprechverlauf el reconocimiento se ejecuta mediante la API de Replicate en Estados Unidos. Según su política de conservación, las entradas, salidas, archivos y registros de las predicciones se eliminan automáticamente al cabo de aproximadamente una hora; en el servidor propio no se almacenan de forma permanente el audio, el texto, los nombres de archivo ni los prompts. No hay cuenta, así que tampoco datos de nombre o dirección. Para muchos casos es suficiente; para datos de salud y secreto profesional, expresamente no lo es.

La minimización es la medida más eficaz

El tratamiento más seguro es el que no ocurre. Antes de subir una grabación de dos horas conviene preguntarse si hace falta el archivo entero o solo los veinte minutos relevantes. Los nombres pueden sustituirse por iniciales en cuanto la transcripción se comparte, y los audios rara vez deben quedarse indefinidamente en una carpeta en la nube visible para todo el equipo.

• Transcribir solo el fragmento necesario en lugar de toda la grabación
• Seudonimizar las transcripciones antes de compartirlas o citarlas
• Borrar de verdad el audio al terminar, también de la papelera
• Fijar de antemano el plazo de conservación en vez de buscarlo después
• Limitar el acceso a quienes realmente necesitan el texto

Los derechos de las personas grabadas

Quien fue grabado conserva sus derechos sobre la transcripción: acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición. En la práctica eso significa saber dónde está una grabación concreta y cómo encontrarla cuando alguien llame medio año después. Una lista sencilla con fecha, finalidad, personas implicadas y ubicación cumple mejor esa función que cualquier búsqueda posterior en el sistema de archivos, y en proyectos de investigación forma parte de la buena práctica.